Der Frühling ist da: Wie Sie Ihren Kopf von Aufgaben reinigen
Als Akademiker*in sind Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit ein*e Wissensarbeiter*in. Thomas H. Davenport, Professor am Babson College in Wellesley, Massachusetts, sagt über Wissenarbeiter*innen: „Denken ist ihr Lebensunterhalt“. Damit impliziert er einen Aspekt, den das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), Stuttgart, in seiner Definition von Wissenarbeiter*innen konkret benennt: die Kreativität. Diese aber kann ein Problem bergen. Wenn die Kreativität eingeengt ist, ist ihre Entfaltung eingeschränkt – Kreativität braucht Freiraum.
Ihre Kreativität braucht Freiraum
Wenn Sie nun an einer kreativen Aufgabe sitzen – sagen wir, Sie schreiben einen Blogartikel – und bemühen sich gleichzeitig, all ihre anderen Aufgaben im Kopf zu ordnen: Wie viel Freiraum hat dann ihre Kreativität? Vermutlich arbeitet sie beständig gegen einen Widerstand an. Das führt einerseits zu Stress bei Ihnen, andererseits leidet Ihr kreatives Arbeitsergebnis. Was Sie wissen und was wiederum Stress erzeugt. So geraten Sie in eine Schleife, die Sie unbefriedigt zurücklässt und zu einem mittelmäßigen Arbeitsergebnis führt.
Genau aus diesem Grund führen Sie To-do-Listen und schreiben sich Erinnerungen: Auf Zettel, ins Smartphone, in Excel-Tabellen. Außerdem haben Sie natürlich Outlook, wo Sie die E-Mails, die Aufgaben enthalten, einfach mit einem farbigen Fähnchen markieren. Um nun Ihrer Kreativität den Weg freizumachen, müssten Sie konsequenterweise eine weitere Liste führen, in die Sie alle Kanäle eintragen, an denen Sie Ihre Aufgaben finden.
Eine Liste reicht aus
Aber es geht einfacher und effizienter. Wenn Sie alle Aufgaben an einer Stelle sammeln, reicht eine Liste vollkommen aus und Sie sparen sich Nachverfolgungsschritte und senken Ihren Stresspegel. Da es mit einem erheblichen Aufwand verbunden wäre, alle Aufgaben aus E-Mails in einer externen Liste zu erläutern und zur Bearbeitung der Aufgabe die E-Mail zu suchen, um wirklich alle Aspekte zu berücksichtigen, bietet es sich an, diese Liste gleich in Outlook zu führen.
Für diesen Zweck bietet Outlook die besten Voraussetzungen. Indem Sie neue Aufgaben anlegen, können Sie alle Notizen von Klebezetteln und aus dem Smartphone in Outlook sammeln. Die E-Mails, die Aufgaben enthalten, ziehen Sie einfach in die Aufgabenliste. Automatisch erscheint die betreffende E-Mail in Ihrer Aufgabennotiz und Sie ersparen sich eine lästige und zeitaufwändige Suche.
Darüber hinaus können Sie den Raum für Aufgabennotizen verwenden, indem Sie Dokumente und weitere E-Mails ablegen oder schlicht hineinschreiben. Sollte Ihnen dieses Vorgehen zu unübersichtlich werden, weil Sie sehr viele Dokumente und Texte benötigen, erstellen Sie eine Aufgabe in OneNote, kopieren dort den Link zur Aufgabe und legen in der Aufgabennotiz lediglich den Link ab, über den sie wieder zu Ihren Notizen gelangen.
Das gute alte Papier
Was nun noch fehlt, sind Ihre Papierdokumente, mit denen viele Aufgaben noch immer verknüpft sind. Wenn wir bei dem Beispiel bleiben, dass Sie einen Blogartikel schreiben, handelt es sich hierbei beispielsweise um Flyer oder Zeitungsartikel. Da Sie sich den Digitalisierungsaufwand sparen möchten oder vielleicht sogar gern hin und wieder mit Papier arbeiten, verknüpfen Sie Ihre Papierdokumente mit Ihrer Aufgabe. Dies funktioniert, indem Sie jeder Aufgabe in Outlook eine Nummer zuweisen und beispielsweise mit einem Papierordner mit Trennkarten arbeiten, auf denen Sie ebendiese Nummern vermerken. Bei der Bearbeitung finden Sie auf diese Weise schnell alle Unterlagen, die Sie benötigen.
Aber Vorsicht: Vermeiden Sie einen Dokumentenüberfluss in Ihrem Papierordner. Sobald Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, sollten Sie alle entsprechenden Dokumente herausnehmen. Überlegen Sie dann, ob Sie sie noch einmal benötigen und archivieren möchten oder ob Sie sie sofort entsorgen. Letzteres stellt einen weiteren Schritt zu größerer Übersichtlichkeit dar.
Holen Sie sich Ihre Kreativität zurück!
Indem Sie nun jeder (!) Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zuordnen, erleichtern Sie sich die Priorisierung. Zugegeben, manche Aufgaben sind nicht von vornherein mit einem Fälligkeitsdatum belegt. Definieren Sie in diesem Fall einfach das Quartalsende als Fälligkeitsdatum und passen Sie das Datum gegebenenfalls an, wenn die Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste für den aktuellen Tag erscheint.
Auf diese Weise befreien Sie Ihren Kopf von unnötigem Ballast und können sich wieder auf das fokussieren, was Ihre Arbeit als Wissensarbeiter*in ausmacht: die kreative Wertschöpfung.
